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Control y gestión del gasto en IT: La importancia del presupuesto

Control y gestión del gasto en IT: La importancia del presupuesto

JOSÉ LUIS CUEVAS

En el momento de escribir este artículo, primeros días de 2011, seguro que hay un buen número de CIOs (Chief Information Officer o Directores de Tecnología, lo dejo a gusto del lector) estudiando la respuesta que ha tenido la presentación de su presupuesto para el presente año. La mayoría estarán sorprendidos, aunque quizás sea más correcto decir resignados, por los recortes sufridos. Una minoría estará satisfecha por la falta de recortes experimentados. Sí, estimado lector, ha leído usted perfectamente el final de la frase anterior. ¡Hay CIOs que apenas han experimentado recortes en sus presupuestos 2011! ¿No se lo cree? Yo tampoco paciente lector (y por lo que parece, perteneciente al grupo que ha padecido los recortes), pero en este momento me viene a la memoria la famosa frase gallega “Nas meigas non creo, pero haberlas hailas”. He tenido la oportunidad de pasar algún tiempo, durante estos últimos días, compartiendo algunos ratos con varios amigos directores de IT, que han tenido a bien charlar conmigo (entre otras cosas y por ello se lo agradezco muy sinceramente) sobre el control y la gestión del gasto en los departamentos de IT. Sus empresas, para más señas PYMES, son punteras en cada uno de los sectores en los que operan y, en algún caso, en mercados emergentes allende de nuestras fronteras, lo cual le ha permitido obtener unos magníficos resultados económicos.

 

 “Si no hago bien la ‘lista de la compra’, no conseguiré llevar a mi casa los mejores productos a los mejores precios”

 

Hemos hablado de presupuestos, de negociaciones con proveedores, de externalización de servicios, de “sacar a la nube”, de alinearse con el negocio, etc. Como destilación de lo conversado, y tras dejar en reposo unos días, he querido reflejar en estas líneas una relación de ideas, alguna de ellas con tal sentido común, que, como Vd. ya habrá adivinado mi querido lector, no siempre se aplican. Todos coincidimos en que la correcta elaboración del presupuesto es fundamental para poder controlar y gestionar el gasto en IT de manera eficaz y eficiente. Si no hago bien la “lista de la compra”, no conseguiré llevar a mi casa los mejores productos a los mejores precios. Pero no nos olvidemos de que el presupuesto es el final del túnel, es el puzzle terminado. Hay un ingente e ímprobo trabajo previo que se debe realizar antes de que el presupuesto sea una realidad tangible.

Cuando pensemos que tenemos el presupuesto finalizado, sería adecuado hacerlo pasar por el tamiz de algunas preguntas, las cuales no es que constituyan el bálsamo de Fierabrás pero, seguro que nos permiten evitar sobrellevar alguna que otra dolencia, y comprobar si las respuestas a los interrogantes planteados tienen su reflejo en el presupuesto. He aquí algunas de las preguntas que, sin menoscabar a otras, debiéramos responder: ¿Hemos revisado y renegociado las condiciones de los contratos actuales con nuestros proveedores, encaminando las negociaciones hacia la obtención de mejores condiciones de servicio y/o económicas, pero sin olvidarnos de aplicar el enfoque ganar-ganar en las negociaciones? ¿Dentro del vocabulario que utilizamos con nuestros proveedores existe el acrónimo SLA (Service Level Agreement o Acuerdo de Nivel de Servicio) y lo empleamos ambas partes? ¿Hacemos evaluación continua de nuestros proveedores para conocer si son los adecuados a las necesidades de nuestro negocio? ¿Hemos estudiado si alguno de los servicios que actualmente prestamos con nuestra infraestructura y nuestro personal, lo podríamos prestar de manera externalizada con un coste inferior y, al menos, manteniendo el mismo nivel de servicio que ahora prestamos? ¿Hemos calculado el coste de “sacar a la nube” algún servicio? ¿Lo hemos comparado con el coste que está suponiendo que lo estemos prestando nosotros?

¿Contamos con los recursos humanos necesarios, en calidad y cantidad, y están lo suficientemente motivados como para atender las necesidades que nos demanda el negocio, con el nivel que nos demanda el negocio? ¿Y qué ocurre con los recursos materiales (hardware, software, comunicaciones, etc.)? ¿Nos hemos parado a pensar si disponemos de todos los datos que nos son necesarios para poder tomar las decisiones adecuadas en el ámbito económico? ¿Hemos analizado si todos los servicios que actualmente prestamos son realmente necesarios? Por contra, ¿hemos estudiado si nos falta alguno? ¿Nos hemos sentado con el resto del negocio para explicarle qué hacemos, cómo lo hacemos, por qué lo hacemos y cuánto cuesta hacerlo? ¿Le hemos preguntado al resto del negocio qué es lo que necesita? En función de las respuestas a las últimas preguntas: ¿le estamos dando a nuestra compañía lo que realmente necesita o, por el contrario, le estamos dando lo que nosotros creemos que necesita? ¿Estamos contribuyendo con nuestro presupuesto de manera decisiva a que el negocio genere negocio? ¿Estamos contribuyendo a que otros departamentos puedan reducir sus presupuestos? Y por último, ¿hemos iniciado ya el camino que nos debe llevar de ser meros proveedores de servicios para convertirnos en uno de los motores del negocio? Seguro que a Vd., apreciado lector, se le están ocurriendo en este momento muchas más cuestiones. Pues no lo dude un instante. Anótelas, plantéeselas con su equipo y respóndanse pero, al responderse, no olviden que Vds., IT, son negocio, puesto que IT también es parte del negocio.

 

JOSÉ LUIS CUEVAS

Es profesor del Área de Tecnologías de la Información de IDE-CESEM. Diplomado en Informática de Gestión y Programador de Aplicaciones por la Escuela de Sistemas Informáticos de Madrid y Master Executive en Dirección y Gestión de Tecnologías de la Información por IDE-CESEM. También cuenta con la Foundation Certificate in TI Service Management y otras formaciones complementarias, entre ellas en IT Governance (COBIT, CMMI, conform.Reglam). Cuenta con una extensa trayectoria profesional en empresas como Hewlett Packard CDS (donde ha sido Responsable de Comunicaciones, Seguridad y Selección en proyectos de outsourcing) y Seur (donde ha asumido diferentes responsabilidades durante más de 16 años: Gerente de Comunicaciones, Gerente de Explotación, Director del Centro Integral de Soporte…). En la actualidad es Jefe de Proyecto de Emergencias y Seguridad Pública en TISSAT.

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