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El control del gasto tecnológico en las empresas

Sin duda más que una prioridad es una necesidad y es un hecho. En el presente artículo exponemos algunas sugerencias para que las empresas puedan optimizar el gasto que dedican a Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC), sin asumir a cambio riesgos excesivos o mal calculados.

En primer lugar, debemos tener en cuenta que aplicar criterios genéricos puede resultar contraproducente. En efecto, marcarse como objetivo prioritario la reducción del presupuesto y de la plantilla del área TIC en un determinado porcentaje, sin la realización de un estudio detallado, generará inexorablemente costes imprevistos (visibles, o más probablemente ocultos en toda la organización).

¿Por qué sucede esto? Porque el área TIC es una de las que proporciona servicios más transversales y relevantes. Transversales, porque proporcionan herramientas de trabajo a todas las áreas de la empresa. Relevantes, dado que la degradación de algunos servicios impacta directamente sobre la cuenta de resultados.

Por ello, el análisis del posible ahorro debe ser de abajo arriba: examinando cada servicio TIC, sus costes de mantenimiento y los beneficios que aporta. Cada servicio se puede optimizar, externalizar, internalizar o incluso suprimir. Asimismo, se pueden instalar nuevos servicios que conllevan ahorro (vídeo y web conferencia, sistemas de soporte al teletrabajo, mensajería unificada, sistemas de gestión de contenidos, de control de costes de impresión, facturación electrónica…). No se debe perder de vista que estos proyectos encarecen el presupuesto TIC, a cambio de reducir el gasto total corporativo.

Este análisis corresponde a la Dirección de Sistemas de Información (o bien a un asesor externo especializado). Teniendo en cuenta sus recomendaciones, será Dirección General quien decida cómo proceder en cada caso, de forma coherente con la estrategia corporativa de contención del gasto, pero sobre todo conociendo a priori el impacto de cada decisión. Idealmente, el análisis debe realizarse anualmente (en época presupuestaria): de esta forma, el gasto TIC siempre estará alineado con la situación económica actual, y en todo momento se conocerá el valor neto de cada servicio.

Algunos ejemplos de servicios susceptibles de ser optimizados económicamente son:

Procedimientos: las exigencias internas y externas han complicado paulatinamente los procedimientos de control, superpuestos a los operativos. ¿Son todos ellos necesarios? ¿Cuánto tiempo conlleva su cumplimiento, a cambio de qué valor añadido?

Software: partiendo del correcto inventario de licencias instaladas, ¿están todas en uso? ¿Se pueden sustituir licencias permanentes por concurrentes o temporales? ¿Son imprescindibles todos los servicios de suscripción o mantenimiento actualmente contratados?

Hardware: ¿se necesita contrato de mantenimiento y soporte para todo el hardware asignado a los empleados, o sólo para el personal desplazado fuera de las oficinas, por ejemplo? ¿Qué coste-ahorro tendría un proyecto de consolidación y virtualización de servidores?

Comunicaciones: ¿se pueden renegociar los contratos actuales con los operadores? (atención a los compromisos a largo plazo). ¿Se pueden eliminar algunas líneas de backup, asumiendo posibles cortes en esos puntos de la red? ¿Se necesitan determinados servicios en los dispositivos móviles (navegación internet, contenidos premium…)? ¿Se controla mensualmente el consumo telefónico, por cada departamento, empleado y tipo de servicio? ¿Quién puede realizar llamadas internacionales? Se debe estudiar el coste-beneficio de comunicaciones de voz IP.

Seguridad: ¿se considera imprescindible mantener sistemas de seguridad redundantes en diversas capas (perímetro, individuales…)? ¿Se puede externalizar el sitio web corporativo, incluso la intranet, y rebajar el nivel de seguridad del resto de la red? ¿Es factible revisar y abaratar el plan de contingencia? (por ejemplo: “contingencia fría” en lugar de “caliente”). Estas decisiones se deben tomar al máximo nivel, en caso contrario el área TIC tenderá a la sobreprotección (es decir, al sobregasto).

Por último, dos recomendaciones adicionales:

Verificar que existe el mismo nivel de control y criterios en todas las unidades de negocio de la organización, por extensa que sea.

Mantener al personal técnico motivado: no eliminar completamente la retribución variable en función del rendimiento individual, no suprimir toda formación, continuar con la planificación y seguimiento de carreras profesionales, por mucha incertidumbre económica que exista, explotar motivaciones alternativas (como la conciliación de la vida familiar y el teletrabajo) son algunas de las medidas que pueden llevarse a cabo para mantener al personal técnico motivado. Un técnico desmotivado y mal formado será inevitablemente poco productivo, de manera que mantener los servicios será más costoso.

En definitiva, si una organización necesita ahorrar gasto TIC no debe tomar decisiones precipitadas sin un análisis previo riguroso. Ni decidir eliminar toda inversión en tecnología, incluyendo aquellas que se justifican por su retorno económico.

 

JUAN PABLO SANCHO

Ingeniero de Telecomunicación por la Universidad Politécnica de Madrid, especializado en Telemática, y actualmente está realizando un Master Executive en Dirección y Gestión de Tecnologías de la Información en IDE-CESEM. Profesional con más de diecinueve años de experiencia profesional en Tecnologías de la Información y Comunicaciones, Juan Pablo Sancho actualmente es Director de Sistemas de Información en el grupo internacional Rodio Kronsa. Anteriormente trabajó en la consultora Ernst & Young en España, Países Bajos y Estados Unidos.

 

One Comment

  1. Una interesante revisión. El último punto, además, aplicable a todo el personal de una organización. La motivación es fundamental y puede suponer grandes ahorros.

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