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El Protocolo como elemento innovador y diferenciador de la empresa

El Protocolo como elemento innovador y diferenciador de la empresa

Esmeralda Blanco, Directora, Coordinadora y Profesora del curso de “Experto en Protocolo de la empresa, Comunicación y Relaciones Públicas” de IDE-CESEM.

El sector privado, ese mundo cada vez más complejo y heterogéneo que día a día lucha por su supervivencia en el mercado y busca desesperadamente armas para seguir manteniéndose, desarrollándose, atravesando fronteras… se manifiesta más sensible a cuantas fórmulas aparezcan y le proporcionen la estabilidad deseada para seguir adelante. Fórmulas, en ocasiones convencionales y conocidas por todos y en otras, más innovadoras y que pueden servir como elemento diferenciador, tal y como es el caso de la práctica de las formas del protocolo. No en vano, cada vez se reclutan más profesionales en este campo para que integren los equipos que luchan por la proyección de la imagen de la empresa a través del servicio, de las relaciones externas y de las propias relaciones con el público interno.
El protocolo empresarial da mucho juego en el trato con los clientes. No olvidemos que las empresas actuales conviven con el “ya todo está inventado” (es decir, ofrecen los mismos productos, las mismas calidades, los mismos precios, las mismas garantías…) y viven una competitividad vertiginosa que las estabiliza en sus pretensiones de desarrollo. Es obvio por tanto, que el cliente es un “tesoro” para la empresa y las fórmulas de acogida, recibimiento, trato, resolución y seguimiento de los temas con diligencia, incluso el arte de saber presentar o iniciar conversaciones con personas locales o de otras culturas y costumbres están incluidas en las lides del protocolo empresarial.
La cortesía en las palabras, el tono, la modulación e impostación de la voz ofrecen tanto presencialmente como a través del teléfono un valor añadido a la imagen de la empresa. Sin olvidar las expresiones positivas y un lenguaje no verbal de apertura capaz de ofrecer confianza, ánimo e ilusión a su interlocutor, lo cual puede ser aprendido o mejorado.
El marketing, la publicidad y el intercambio de mensajes, noticias y escritos a través de los nuevos medios tecnológicos, sin tan siquiera mencionar los convencionales, pueden apoyarse en la asepsia y corrección que ofrece el protocolo el cual nunca falla en la asignación de tratamientos, la pulcritud en la presentación, el diseño de la letra así como las expresiones acertadas o de cortesía.
También en lo concerniente a las relaciones con los medios el protocolo tiene mucho que decir, pues la mayoría de los actos de proyección de imagen de empresa salen a la luz en sus páginas de forma gratuita, fruto del esmerado cultivo de relaciones con sus representantes. Contexto, por otro lado, que no se paga con nada en momentos de crisis o cuando la necesidad de cumplir objetivos acucia. Los actos o eventos que salen a la luz proyectando la imagen de la empresa requieren una planificación que se plasma en un programa y sus apéndices, que en muchos casos están sujetos a cronometría. Suelen abarcar invitaciones y su seguimiento; alojamientos, montaje de presidencia, escenarios, decoración y ornamentación; colocación de banderas con o sin logo; obsequios y regalos; selección de música, colocación de los asistentes; preparación de libro de firmas; moderación del acto, nota de prensa…

El protocolo no deja nada al libre albedrío, evitando concienzudamente la pérdida de impactos visuales beneficiosos ante los públicos. De ahí su vital importancia para la empresa.

Para establecer un paralelismo entre el protocolo y el mundo oficial del que procede, pongamos el ejemplo de aquellos agentes comerciales que tras cumplir sus objetivos son agraciados con un viaje convención (he aquí un caso concreto de evento empresarial) que culmina con una cena homenaje de reconocimiento público de sus méritos. Los entresijos de este escenario, tienen como fin que en el momento “cima” los reconocidos sientan un sobrecogimiento tal, que su emoción se convierta en la mayor motivación para continuar dando lo mejor de sí en siguientes ediciones. Emoción no diferente a la que siente un Jefe de Estado extranjero cuando, en las escaleras de honor del Palacio de Oriente, un oficial de alabarderos vestido de gala saluda con el sable y le da la novedad ante, quizás, un hecho histórico. O cuando, más emocionante aún, un general (vencido y ante la firma de un tratado de paz forzoso) es recibido por las tropas vencedoras debidamente formadas y rindiéndole los honores que corresponden a su elevado rango, con la inclinación de los sables de los oficiales del ejército vencedor. Por tanto, el protocolo puede enaltecer el ánimo, incluso dentro de la empresa y en beneficio de la misma.
Asimismo y nunca hay que olvidarlo, la mesa de comida y su protocolo suscita interés en el seno empresarial siendo cierto que los grandes acontecimientos (la firma de un acuerdo, el cierre de una operación importante, el reparto de dividendos etc.) siempre culminan con un buen ágape. El protocolo engloba lo que antecede (la elección del lugar, dar solución a los asientos, selección menús y vinos, acometer cómo comer los alimentos, cuándo fumar, el momento de “unas palabras” o del brindis…) e incluso tratándose de banquetes, la opción del aperitivo, la forma de las mesas, el número de personas a invitar, su correcta conducción hasta su puesto en la mesa, el servicio personal de plato con perfecta presentación y ornamentación, etc.
Si cabe, y como materia conexa, merece mención la imagen personal de todos los miembros de la organización (intrínsecamente vinculada a la de la empresa dado que no ha de ser más que la proyección de la misma en la persona contratada). Así, aspectos tales como cuidar la higiene, vestuario, complementos, colores… atendiendo a cada ocasión, ofrece al interlocutor una sensación agradable que de antemano lo predispone en tono acertado hacia quien se ve asistido de tales cuidados.
En definitiva y siendo ya comprobados sus excelentes resultados, no es de extrañar ese afán, desde hace algún tiempo, por formar o contratar gente especializada en Protocolo Empresarial y asesoría de imagen.

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Esmeralda Blanco es Directora, Coordinadora y Profesora del curso de “Experto en Protocolo de la empresa, Comunicación y Relaciones Públicas” de IDE-CESEM. Experta en Protocolo Empresarial y Oficial, fue jefa de Protocolo de la Embajada de Venezuela en España. Docente consagrada en universidades y escuelas de negocios, escritora y organizadora de cursos en materia de Protocolo, Comunicación e Imagen. Asesora de imagen pública de personas VIP. Tiene su propia consultora y Administra PRESBLAN SL.

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