Bases para una comunicación escrita

Comunicarnos de forma escrita tiene sus ventajas debido a que permite la reflexión, registra la información y es una fuente de consulta.

Aunque posee una serie de desventajas como la no retroalimentación inmediata y puede ser la causa de una interpretación errónea.

En el entorno empresarial se puede establecer una comunicación tanto interna como externa.

Las bases para una comunicación escrita son:

1º Organización de ideas.

2º Hacer un borrador.

3º Revisar y corregir.

4º Publicar.

Sin embargo no debemos olvidar para qué escribimos el mensaje y seleccionar el formato más adecuado.

En las relaciones empresariales externas existen entre otros muchos los siguientes formatos referidos a la venta de productos como cartas comerciales, cartas de ventas, cartas de reclamación e informes, el oficio y el certificado.

Cada formato posee su particularidad y hace que el proceso y la finalidad de cada uno sea más eficaz.

En las relaciones empresariales internas existe una comunicación empresarial registradas en una base de datos tanto la entrada y salida de cualquier documento y producto.

Normalmente, cada empresa suele tener un sistema para gestionar los datos.

personas en formacion

¿Cómo mejorar la comunicación en la empresa o mejorar la comunicación entre los distintos departamentos?

En primer lugar es básico generar una cultura de respeto entre los distintos profesionales de la organización.

Es muy habitual en el retail econtrarse con organizaciones divididas en 2 grandes equipos. Un equipo de ventas, formado por profesionales que trabajan mucho por intuición y de manera poco científica y otro gran equipo es responsable de las compras y los stocks.

Es un equipo acostumbrado a trabajar con datos, a veces con un software sofisticado capaz de predecir la curva de vida de un producto o incluso analizando los diferentes precios por los que puede pasar el producto para alcanzar el margen deseado.

A estas dos inercias de trabajo tan distintas debemos añadirles la aparición de la Inteligencia Artificial que ha asociado a la intuición a una falta de profesionalidad.

La Inteligencia Artificial debe servir para añadir recursos sin necesidad de olvidar las aportaciones que se pueden realizar desde el departamento de ventas.

Tendemos a escuchar más al cliente que a nuestro equipo que trata con él.

Aprendamos a dar las herramientas científicas a los equipos de ventas para que éste complemente su intuición con datos sobre las reacciones del cliente.

Muchas veces la empresa tiene los datos pero no son accesibles a todos los equipos que las necesitan para realizar mejor su trabajo.

Hagamos más científica la labor de ventas aportando datos que justifiquen o desmientan sus impresiones sobre el cliente.

El vendedor debe también tener acceso a esos datos y no solo el responsable de ventas o comercial.

De este modo aprenderá cómo reacciona el cliente ante sus comportamientos y por lo tanto cómo puede influir en el comportamiento del cliente. Las personas cambiamos poco.

ilustracion recursos humanos

Actuamos distinto cuando nuestro entorno cambia, y no porque como clientes hayamos cambiado.

No es que hayamos cambiado como clientes, sino que el cambio de entorno hace que actuemos de forma distinta siendo los mismos.

Probablemente cuando las circunstancias vuelvan a cambiar volveremos a cambiar nuestra forma de actuar.

La volatilidad actual no nos permite predecir el comportamiento futuro.

Las cosas no volverán a ser como antes y por lo tanto no compraremos como antes. En definitiva, se trata de entender que la información disponible en la empresa debe estar al servicio de todos los equipos si queremos que haya un respeto profesional por las iniciativas aportadas.

Las diferencias culturales en la forma de trabajo de estos 2 equipos provoca la falta de respeto entre ellos.

No dudes en consultar: cómo afectan las nuevas tecnologías a las relaciones laborales y gestión de equipos.

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