¿Qué significa PMO o Project Management Office?

PMO de las siglas en inglés Project Management Office es una oficina de gestión de proyectos, es una área dentro de la organización que se encarga de definir y mantener los estándares y los procesos que tienen que ver con la gestión de proyectos.

Existen especialmente industrias cuyo negocio se basa en la ejecución de proyectos por ejemplo la industria de la construcción o la industria del software, pero también las vemos en organizaciones donde quieren llevar a cabo sus iniciativas estratégicas y convierten estas iniciativas en proyectos y quieren que esos proyectos se lleven a cabo exitosamente.

En la práctica un PMO es un centro de conocimiento que ofrece servicios de apoyo a los proyectos y también a sus equipos.

Algunas de las responsabilidades o de las funciones que realiza, son desarrollar las metodologías de gestión de proyectos para establecer un lenguaje común de gestión de esos proyectos dentro de la realización, así como capacitación y entrenamiento a los líderes del proyecto y a sus equipos. También define procesos, herramientas e indicadores.

Una de las principales funciones de las PMO es centralizar todo.

Una PMO usualmente tiene su propio departamento dentro de una organización y lo que ese departamento hace es un entre otras cosas.

  • Busca estandarizar las formas de trabajo cuando se trata de proyectos.
  • Busca asegurar que las mejores prácticas sean implementadas dentro de la organización.
  • Es un lugar donde todos los proyectos se canalizan y se distribuyen en consecuencia.
  • Asegurarse de estar alineado con las iniciativas estratégicas de la organización.

Oficina de Gestion de Proyectos

Se encarga de llevar toda la información de la cartera de proyectos y preparar informes a entregar a la alta gerencia para que puedan tomar decisiones.

A parte de todas las funciones en la práctica, hemos visto que aquellas oficinas de gestión de proyectos que logran entender cuáles son las necesidades de la alta gerencia, logran ser exitosas.

Es la organización o el departamento que informa al alto ejecutivo, dándole la información que necesita para asegurarse de que las cosas van por buen camino e incluso cuál es el estado de lo que está pasando con todas esas iniciativas principales.

¿Quién debe trabajar en la PMO?

Definitivamente se necesita algún tipo de líder de la PMO. Podría ser un gerente o alguien de alto nivel, a nivel de director, que realmente sea parte del equipo ejecutivo porque el líder de la PMO, esa oficina, tiene que echar un vistazo a la estrategia y orientar al equipo ejecutivo sobre si esas estrategias pueden ejecutarse o no en función del tiempo, el alcance, el presupuesto e incluso los recursos.

¿A quién más necesitas? Vas a necesitar gestores de proyectos, líderes de proyecto.

¿El mayor problema de los proyectos?

Que nadie depende de ti como PMO. Todos dependen de otros departamentos y de otros directivos, pero tu proyecto tiene que ser algo que les motive para que sea el número uno de su lista.

Así que hay que contar con personas que sepan entender la dinámica del equipo. Así que los directores de proyecto y un director de proyecto o un director de la PMO, son realmente las personas que necesitas dentro de tu oficina de la PMO.

Algunas de esas necesidades son por ejemplo, mantener la satisfacción de los clientes, mejorar las finanzas de la organización, bajar los costos de producción entre otros y gestionar proyectos.

Si no aporta valor a la organización con el paso del tiempo, ese PMO puede terminar desapareciendo de la organización, por eso es tan importante a la hora de implementar un PMO que podamos tener un equipo de personas competentes, poniendo el foco en las personas y luego en los procesos y en las herramientas.

Si quieres saber cómo crear y gestionar una oficina de proyectos PMO, te recomendamos hagas una pequeña búsqueda en Internet para aprender más.

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